kesan pesan

 Aku bingung kesan pesan selama diajar bu kinuy apa pokoknya
Intinya,,,,selama aku belajar sama Bu Nurul Fadillah Salasa
banyak ilmu, penglaman, dan cerita seru selama diajar sama bu kinuy alias Bu Nurul Fadillah Salasa.

SELALU JADI YANG TERBAIK IBU.......
SEMANGAT.......

My Profile

Assalamualaikum Wr.Wb
Annyeonghaseyo........
Je ireumeun Usi Marliana ibnida,,kenalin nama aku Usi Marliana.Sekarang aku kelas X-AP1 di SMK N 46 Jakarta. Tempat dan tanggal lahirku diJakarta 23 maret 1998.
Hmm,, aku seneng banget sama K-pop,semua hal-hal yang berbau tentang K-pop pasti aku suka, fandomku itu ELF aku suka banget sama Oppadeul Suju mereka itu multitalent,keren, suaranya bagus, dan ganteng.
Hobiku itu mendengarkan musik (K-pop), makan, menggambar. Aku punya cita-cita jadi Pengusaha muda yang sukses semoga itu semua tercapai ya... Amiinnn..
Sekian dulu profil dari aku..Gamsahamnida

Sistem kearsipan

SISTEM KEARSIPAN
 

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Kearsipan Sistem abjad

 

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah

Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : - Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan januari, tahun 1990. atau sebaliknya.

900126 menyatakan tahun 1990, bulan januari, tanggal 26

Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip dan Kearsipan
 
 
1. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1.1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
1.2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1.3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
1.4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

dokumen dan dokumentasi

DOKUMEN dan DOKUMENTASI

A.      Pengertian Dokumen

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1.       Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

·         Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

·         Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

·         Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2.       Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

·         Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

·         Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

·         Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya.

 Jenis - jenis Dokumen :
      1. Menurut Jenisnya :

• Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.

• Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

      2.  Menurut Sifatnya :

• Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll

• Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll. 

      3.  Menurut Literatur :

• Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
• Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

      4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

• Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
• Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
• Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
• Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
• Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

B.      Dokumentasi

Dokumentasi menurut kamus besar Bahasa Indonesia adalah sebagai sesuatu yang tertulis,tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1.       Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

·         Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

2.       Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

·         Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3.       Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

·         Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

5. Menurut Dokumentasi :

• Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
• Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
• Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

      6. Segi Fungsi :

• Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
•  Dinamis aktif 
• Dinamis semi aktif
• Dinamis in aktif

•  Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

• Dokumen korporal
• Dokumen Literal
• Dokumen Privat

Macam-macam surat

Aneka surat sekretasis

• Surat Pemberitahuan
• Surat Undangan
• Surat Kuasa
• Surat Keterangan
• Surat Keterangan biasa
•  Surat Referensi
• Surat Pernyataan
• Surat Edaran dan pengumuman
• Surat Pengantar
• Surat Janji temu
• Surat Tempahan
• Memo dan Nota

Korespondensi

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

Hasil Jasa/Produk Pekerjaan Kantor

Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2.      Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

a.       Fungsi laporan :

1.      sebagai bahan pertanggungjawaban

2.      sebagai alat untuk menyampaikan informasi

3.      sebagai alat pengawasan

4.      sebagai bahan penilaian

5.      sebagai bahan pengambilan keputusan

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

1.      laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2.      harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3.      laporan harus lengkap

4.      laporan harus tegas dan konsisten

5.      laporan harus langsung mengenai sasaran

6.      harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat

7.      laporan sebaiknya disertai saran-saran

8.      harus dibuat tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan :

1.      Laporan berdasarkan waktu

2.      Lporan berdasarkan bentuk

3.      Laporan berdasarkan penyampaian

4.      Laporan berdasarkan sifat

5.      Laporan berdasarkan isinya

d.      Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3.      Formulir

Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

a.       Keuntungan membuat formulir :

1.      Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas

2.      Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3.      Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

b.      Fungsi formulir :

1.      Mencari suatu keterangan tertentu

2.      Menghimpun data yang sama

3.      Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda

4.      Sebagai bukti fisik

5.      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

1.      Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas

2.      perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir

3.      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4.      Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5.      Formulir dibuat secara sederhana

6.      Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup

7.      Harus ada judul nama formulir

8.      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan

9.      Cantumkan  nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10.  Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

4.      Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung.

5.      Arsip

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.  (bersambung)

Mengidentifikasikan pekerjaan kantor

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
 Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                               = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                          =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                   =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                         = 12,5%

Total                                        = 100%

Ciri-ciri Pekerjaan Kantor :

1.      Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

2.      Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Bentuk-bentuk organisasi

• Bentuk Organisasi Lini

Organisasi lini adalah bentuk organisasi dimana wewenang atasan dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Dalam bentuk organisasi ini, kepala unit mempunyai tanggung jawab untuk melaporkan kepada satu kepala unit di atasnya. Organisasi lini mempunyai ciri-ciri yang membedakannya dengan bentuk organisasi lainnya. Berikut ini adalah ciri-cirinya:
1. Jumlah karyawan sedikit
2. Manajer di bawah tom manajer hanya sebagai pelaksana
3. Sarana dan alatnya terbatas
4. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung
5. Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer
Bentuk organisasi ini memiliki beberapa kebaikan, diantaranya adalah:

1. atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando
2. rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar
3. proses pengambilan keputusan berjalan cepat
4. disiplin dan loyalitas tinggi
5. rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Bentuk organisasi lini juga memiliki beberapa kekurangan diantaranya adalah:

1. ada tendensi gaya kepimpinan otokratis
2. pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
3. tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
4. karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

• Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kelebihan

1. Pembidangan tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
3. Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Kekurangan

1. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
2. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

• Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kelebihan

1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3. Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Kekurangan

1. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

Pekerjaan kantor

 

 Menurut Prajudi Atmosudirdjo, arti kerja adalah pengarahan tenaga (mental, skills, kekuatan dan jasmaniah) untuk menciptakan atau mewujudkan sesuatu yang sebelumnya sudah merupakan suatu rencana atau objective.

A.Pengertian Pekerjaan Kantor

George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak”.

 FUNSI PEKERJAAN KANTOR

Funsi pekerjaan kantor secara garis besar adalah untuk memberikan informasi ,dalam hal ini informasi tersebut dapat berupa surat ,panggilan telepon,dan laporan berbagai kegiatan bisnis di suatu kantor.Adapun fungsi pekerjaan kantor :

• Menerima Informasi
• Mengolah Informasi
• Menyimpan Informasi
• Melindungi Informasi
• Memberikan Informasi

Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor Dalam Organisasi

    Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu "Organon" atau dalam bahasa Latin "Organum" yang berarti alat, bagian, anggota, atau, badan.Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam prkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerjasama antara orang-oarang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Prinsip - Prinsip Organisasi

1.Prinsip Perumusan Tujuan
Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,langkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2.Prinsip Pembagian Kerja
Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3.Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4.Prinsip Tingkat Pengawasan
Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus  kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan

5.Prinsip Rentang Manajemen
Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6.Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7.Prinsip Kordinasi
Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management.
Administrasi Perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun ), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta  menyelenggarakan secara tertib pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahan.

Unsur-unsur administrasi:
1. Pengorganisasian
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Perwakilan

Fungsi Administrasi, yaitu:
1. Fungsi rutin
Pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Funsi teknis
Pendapat, keputusan, dan keterampilan yang memadai.
3. Fungsi ananlisis
Pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.
4. Fungsi interpersonal
Penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5. Fungsi manajerial
Perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

Setiap perusahaan atau kantor pasti mempunyai tujuan, tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

Fungsi kantor :
a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur informasi
d. Memberi informasi
e. Melindungi aset/harta

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran, diantaranya :
1. Kegiatan kantor, meliputi :
   a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
   b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
   c. Pengarahan Perkantoran (office actuating)
   d. Pengawasan Perkantoran (office controling)
2. Saran dan Fasilitas Kerja Perkantoran
   a. Lokasi kantor,Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain: faktor keaman, faktor lingkungan, dan faktor harga
   b. Gedung, faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
   c. Peralatan digolongkan menjadi dua kelompok, yaitu
          -Perabotan kantor(office furniture)
          -Perbekalan kantor (office supplise)
   d. Interior
   e. Mesin-mesin kantor