1.
Surat
Yaitu
media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2.
Laporan
Laporan
adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan
maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya
terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan
data.
a.
Fungsi
laporan :
1.
sebagai
bahan pertanggungjawaban
2.
sebagai
alat untuk menyampaikan informasi
3.
sebagai
alat pengawasan
4.
sebagai
bahan penilaian
5.
sebagai
bahan pengambilan keputusan
b.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
1.
laporan
yang dibuat harus jelas dan cermat
2.
harus
mengandung kebenaran dan objektivitas
3.
laporan
harus lengkap
4.
laporan
harus tegas dan konsisten
5.
laporan
harus langsung mengenai sasaran
6.
harus
disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
7.
laporan
sebaiknya disertai saran-saran
8.
harus
dibuat tepat waktu
c.
Jenis-jenis
laporan :
1.
Laporan
berdasarkan waktu
2.
Lporan
berdasarkan bentuk
3.
Laporan
berdasarkan penyampaian
4.
Laporan
berdasarkan sifat
5.
Laporan
berdasarkan isinya
d.
Langkah-langkah
membuat laporan (baca dimateri komunikasi)
3.
Formulir
Adalah
lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data
atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan
diisi dengan informasi yang tidak tetap.
a.
Keuntungan
membuat formulir :
1. Menghemat waktu, tenaga dalam hal
penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas
2. Memudahkan dalam penyimpanan dan
pencatatan
3. Mdanya keseragaman sehingga
mengurangi terjadinya penyimpangan
b.
Fungsi
formulir :
1. Mencari suatu keterangan tertentu
2. Menghimpun data yang sama
3. Menyampaikan informasi yang sama
kepada beberapa bagian yang berbeda
4. Sebagai bukti fisik
5. Sebagai dasar petunjuk untuk
bekerja
c.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :
1. Setiap formulir yang dibuat
haruis mempunyai kegunaan yang jelas
2. perhatikan efektivitas dan
efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir
3. Ada standarisasi dalam pembuatan
formulir
4. Informasi dibuat secara tersusun
dengan rapi, logis dan praktis
5. Formulir dibuat secara sederhana
6. Untuk bagian yang akan diisi
informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup
7. Harus ada judul nama formulir
8. Menggunakan ukuran tertentu
sesuai kebutuihan
9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10. Perancangan desain formulir harus
dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.
4.
Berbagai
macam dokumen tertulis
Selain
formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil
kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau
paper.
Di
samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang
tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan
informasi secara langsung.
5.
Arsip
Asrip
merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan
berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi
atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu
sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat. (bersambung)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar